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提要：

本文從地質(zhì)資料催還工作的目的和意義出發(fā)，通過(guò)對(duì)地質(zhì)資料提供利用現(xiàn)狀的分析，找出地質(zhì)資料超期未還的原因，并在實(shí)際工作中探討了催還的有效途徑和方法，提出進(jìn)一步完善借閱制度的建議。

地質(zhì)資料的提供利用是地質(zhì)資料服務(wù)工作的基本環(huán)節(jié)，地質(zhì)資料的完整保存是提供利用的基礎(chǔ)，但手工借閱過(guò)程中存在到期不及時(shí)歸還地質(zhì)資料的現(xiàn)象，如何使借出的地質(zhì)資料及時(shí)歸還是擺在地質(zhì)資料管理人員面前的一個(gè)課題。

1.地質(zhì)資料催還工作的目的和意義

1.1 有利于對(duì)地質(zhì)資料的保護(hù)

對(duì)地質(zhì)資料的管理，首先就是需要對(duì)館藏地質(zhì)資料的數(shù)量、狀態(tài)、動(dòng)態(tài)方位等有全面的了解，做到心中有數(shù)。如果借出的地質(zhì)資料不能按時(shí)歸還，就會(huì)造成資料管理人員對(duì)這件資料的狀態(tài)是否完好，有沒有丟失的可能等信息無(wú)法及時(shí)掌握，如果資料出現(xiàn)什么狀況，也就無(wú)法迅速采取措施，借出的地質(zhì)資料也就失去了應(yīng)有的保護(hù)。通過(guò)催還工作，使用戶盡可能用完即還，或者在約定的時(shí)間內(nèi)歸還或續(xù)借將直接有效地為地質(zhì)資料提供保護(hù)措施。

1.2 有利于館藏信息資源價(jià)值的最大限度發(fā)揮

地質(zhì)資料具有使用的經(jīng)常性、重復(fù)性、廣泛性。如果一份資料長(zhǎng)期被一位技術(shù)人員占用，在資源有限的前提下，其他人就無(wú)法使用該信息，造成大量的資源浪費(fèi)。催還工作可以減少類似的資源浪費(fèi)，提高資源利用效率。在有序流動(dòng)的情況下，才能體現(xiàn)和發(fā)揮它的最大價(jià)值。

1.3 有利于地質(zhì)資料館藏信息數(shù)字化進(jìn)程

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，地質(zhì)資料管理信息系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，地質(zhì)資料的館藏信息數(shù)字化正在加快進(jìn)行。但是，館藏信息數(shù)字化的前提必須是資料的實(shí)體在庫(kù)，如果遇到資料被借閱人員長(zhǎng)期占用或者因?yàn)闆]有及時(shí)有效地催還而使資料遭到破損甚至丟失，那么就會(huì)造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失，同時(shí)直接影響到館藏機(jī)構(gòu)的數(shù)字化進(jìn)程。如果能夠及時(shí)有效催還，就可以避免這類事情的發(fā)生。

1.4 有利于收集反饋信息

用戶的信息反饋是地質(zhì)資料編研工作的基礎(chǔ)，開展催還工作的同時(shí)就可以收集到大量的反饋信息，并從催還的地質(zhì)資料反饋信息中可以集中反映出技術(shù)人員的主要需求，幫助我們更好地了解所提供的資料的利用效果，從而適當(dāng)調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，有目的地收集他們所需要的信息，使館藏能適應(yīng)技術(shù)人員的需求。

1.5 有利于增強(qiáng)用戶對(duì)借閱制度的履行意識(shí)

每一次催還工作都是對(duì)特定人或群體進(jìn)行的一次借閱制度的說(shuō)明和宣講，既有利于我們宣講制度，也有利于用戶增強(qiáng)履行制度的意識(shí)，使借閱流通環(huán)節(jié)可以良性循環(huán)。

2.地質(zhì)資料提供利用現(xiàn)狀和存在問(wèn)題

地質(zhì)資料的應(yīng)用貫穿科研生產(chǎn)工作的始終，管理好、利用好這些寶貴財(cái)富才能為地質(zhì)工作發(fā)展提供翔實(shí)的基礎(chǔ)信息。

盡管我們每年都對(duì)借出的地質(zhì)資料進(jìn)行催還工作，但因種種原因每年仍有部分地質(zhì)資料未能及時(shí)歸還，對(duì)地質(zhì)資料管理和后續(xù)服務(wù)利用造成了不利影響。

3.造成地質(zhì)資料超期未還的原因

3.1 地質(zhì)資料管理工作不受重視

地質(zhì)資料既是各項(xiàng)科研和生產(chǎn)工作的過(guò)程、認(rèn)識(shí)和成果的真實(shí)記錄，也是后續(xù)各項(xiàng)科研和生產(chǎn)工作科學(xué)、有序開展的重要依據(jù)。每項(xiàng)科研、生產(chǎn)活動(dòng)的結(jié)束應(yīng)該以驗(yàn)收后整改并規(guī)范歸檔全套正規(guī)的地質(zhì)資料為終點(diǎn)。由于是對(duì)各項(xiàng)科研和生產(chǎn)工作的過(guò)程、認(rèn)識(shí)和成果的真實(shí)記錄進(jìn)行的管理和利用，可以說(shuō)地質(zhì)資料管理工作十分重要。

而現(xiàn)實(shí)情況是部分技術(shù)人員認(rèn)為地質(zhì)資料管理工作本身只是一個(gè)附屬，從思想認(rèn)識(shí)上對(duì)地質(zhì)資料的管理工作有所忽視。對(duì)地質(zhì)資料管理工作定位較低，無(wú)形中令科技人員不重視資料管理工作的重要性，使相關(guān)事務(wù)不好協(xié)調(diào)，有時(shí)還會(huì)引起資料管理人員與科技人員之間的矛盾。

3.2 地質(zhì)資料管理人員本身未嚴(yán)格履行借閱制度

地質(zhì)資料管理人員本身沒有嚴(yán)格履行借閱流程，對(duì)借閱者個(gè)人信息沒有嚴(yán)格把控，導(dǎo)致催還時(shí)無(wú)法直接聯(lián)系借閱者本人。造成以上問(wèn)題的主要原因是還沒有強(qiáng)化催還意識(shí)，即使按規(guī)定發(fā)送催還通知，但仍只是一味地坐等借閱人上門歸還資料，對(duì)于催還期限上限已到卻還沒有歸還的資料也沒有及時(shí)采取相應(yīng)的辦法，造成很多資料超期未還。

3.3 各項(xiàng)制度缺乏相應(yīng)的處罰規(guī)定

在地質(zhì)資料提供利用過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)資料屢催不還、受損、丟失等情況，檔案借閱制度規(guī)定可以視情況進(jìn)行相應(yīng)的處罰，但是在細(xì)節(jié)上沒有詳細(xì)說(shuō)明，因此在具體操作中沒有可借鑒的依據(jù)，最終處罰無(wú)法實(shí)現(xiàn)。

3.4 資料使用者不遵守借閱制度

由于技術(shù)人員對(duì)資料管理工作本身重要性沒有足夠認(rèn)識(shí)，所以對(duì)資料借閱制度相關(guān)規(guī)定視若無(wú)睹，本應(yīng)到期歸還的資料并不著急歸還，而是為了方便下次使用一直在自己手中拿著，時(shí)間長(zhǎng)了有的人便忘記了，有的人甚至隨意轉(zhuǎn)借他人。

4.催還工作的主要方法和成果

4.1 催還工作的主要步驟和方法

鑒于未及時(shí)歸還資料為歷年積累，我們采用以下步驟和方法：

(1)整理建賬。將歷年所有電子賬目與紙質(zhì)賬本ー一對(duì)照，提取未及時(shí)歸還資料的借閱人和借閱信息，并按不同人員分為3類(本單位人員、本單位調(diào)出人員和外單位人員)進(jìn)行建表。

(2)內(nèi)部核對(duì)。深入庫(kù)房，對(duì)提取的信息進(jìn)行入庫(kù)逐一核實(shí)，這既是對(duì)用戶負(fù)責(zé)，也是對(duì)我們過(guò)往工作的檢驗(yàn)。

(3)通知用戶。對(duì)超期資料進(jìn)行明細(xì)匯總，對(duì)應(yīng)到個(gè)人后再逐一與資料借閱人進(jìn)行交流、核實(shí)，形成專人的催還記錄并請(qǐng)用戶簽字確認(rèn)，為采取后續(xù)手段打基礎(chǔ)做準(zhǔn)備。

(4)對(duì)于外單位的借閱人，通過(guò)電話溝通向借閱人進(jìn)行確認(rèn)和告知，并發(fā)催還函到其單位。

4.2 催還工作的主要成果

通過(guò)上述工作，切實(shí)落實(shí)了每件資料的去向及歸還責(zé)任人。與借閱各方加強(qiáng)聯(lián)系，最終使每件資料均得以落實(shí)。截至目前，湖南省地質(zhì)院418隊(duì)共催還地質(zhì)資料2851件，辦理續(xù)借手續(xù)165件。

5.完善借閱制度的建議

促進(jìn)借出的地質(zhì)資料及時(shí)歸還可在多方面下工夫，如：加強(qiáng)規(guī)章制度宣傳，增加催還的及時(shí)性和次數(shù)，書面發(fā)出催還通知，利用地質(zhì)資料管理信息系統(tǒng)進(jìn)行催還消息提醒、開通網(wǎng)上續(xù)借功能等。一般情況下，多數(shù)人接到提醒后會(huì)按時(shí)歸還，但是僅僅靠自覺是不夠的，還應(yīng)該進(jìn)一步完善借閱制度來(lái)保證地質(zhì)資料的及時(shí)歸還和充分利用。

5.1 部門互動(dòng)，協(xié)調(diào)催還

在有些情況下，常規(guī)的催還方式不能奏效，尤其是外單位借閱人員遲遲不肯歸還資料，幾番催還無(wú)效就需要通過(guò)單位部門之間發(fā)函等方式進(jìn)行溝通，通過(guò)組織干預(yù)達(dá)到催還目的。如果還無(wú)效，可以終止該借閱人甚至該借閱人所在整個(gè)單位的借閱資格。

5.2 細(xì)化催還相關(guān)制度

資料從接收到提供利用是一個(gè)完整的流程，其他各進(jìn)程的制度都相對(duì)清晰，利用環(huán)節(jié)中催還工作并沒有相關(guān)的細(xì)制度。在這方面，應(yīng)該提請(qǐng)有關(guān)部門的重視，細(xì)化催還流程各項(xiàng)規(guī)定。比如，可收取適量的押金，按照借閱期限制定借超期罰款制度，在制度中對(duì)超期原因和在借資料狀況進(jìn)行處罰分類，并給予一定的免罰寬限期。

6.結(jié)束語(yǔ)

催還工作是地質(zhì)資料管理中可以不存在的一個(gè)環(huán)節(jié)，要想使這個(gè)環(huán)節(jié)真正消失，需要完善制度，靠制度來(lái)規(guī)范地質(zhì)資料的借閱和歸還行為，這樣才能保證地質(zhì)資料的正常流轉(zhuǎn)，更好地服務(wù)科研生產(chǎn)。

（作者單位：湖南省418地質(zhì)隊(duì)）